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转发学工部文件:关于做好2016届毕业生返校工作的通知

发布人:卢伟  发布时间:2016-05-12


关于做好2016届毕业生返校工作的
通  知


各学院、相关处室:
     按照学校有关规定,并结合实际情况,经研究决定2016年6月15日(星期三)举行2016届毕业生毕业典礼,为共同做好毕业生返校期间的各项工作,特作如下通知:
一、毕业生返校主要活动安排
时间 工作安排 地点 责任部门 责任人
5月10日 毕业生返校工作协调会 综合楼会议室 院  办
学工部 陈彪彪
陈  伟
6月6日 毕业生返校期间宿舍安排 学生公寓 后勤服务中心
学工部 张宏兵
陈  伟
6月12日 毕业生换证考试、小结、
照相 各教室 教务处
各学院 周  静
各学院书记
6月13日——15日 学费清缴,党团、户籍转移;成绩审核,就业协议回收,毕业生教育 各学院 计财处、团委
教务处、保卫处、
就业处、各学院 各部门
负责人
6月14日 贷款学生还款培训、签订协议、毕业生教育(诚信感恩) 待  定 学工部
各系部 陈  伟
各学院书记
6月15日8:30 毕业典礼 综合楼报告厅 学工部、保卫处、相关处室 各部门
负责人
6月15日11:30 毕业生会餐 膳食中心二楼 学工部
后勤服务中心 陈  伟
张宏兵
6月15日下午 毕业证、学生档案领取;
开展访谈活动 各学院 学工部
组宣部 陈  伟
杨  静
6月15日 访谈活动、文明离校 各学院 组宣部
保卫处 杨  静
石日盛
6月16日 毕业证与学生档案发放
情况汇总 学工部 陈  伟
二、毕业生进行离校审核及领证工作安排
学校在图书馆一楼大厅设置毕业生离校手续办理中心,教务处、计财处、学工部将派遣工作人员进驻中心集中办公来进行毕业生离校审核和毕业生档案的领取工作,办公时间为2016年6月13日——15日正常上班时段内。
学生毕业审核在校内门户网站中的“学生离校审核”版块内进行,离校审核需教务处、计财处、图书馆、学院等四个部门全部审核盖章后,学工部进行离校终审盖章才视为通过,方可放行发证。
(一)毕业生离校审核领证流程
2016届毕业生可自行登录我校的数字校园集成门户手机网(wap.hbei.com.cn),点击“查询”——“查询离校状态”,离校终审见有盖章方为通过。
1、2016年6月14日下班前“离校终审”盖章了的学生,待毕业典礼结束后可直接前往学院领取毕业证。(该部分学生的毕业证在6月14日下午由学工部统一移交给各学院,各学院进行发放。)
2、2016年6月14日下班前“离校终审”未盖章的学生,待离校终审完成盖章后,待毕业典礼结束后前往毕业生离校手续办理中心领取毕业证。
3、毕业生档案统一到毕业生离校手续办理中心领取,其他诸如毕业生纪念品、毕业会餐券等均在各学院领取。
毕业生具体进行离校审核的流程图详见附件3。
(二)各学院、相关处室毕业审核内容
1、教务处
负责毕业生在校期间成绩的审核。
2、计财处
负责学生学费、住宿费、书本费等费用的审核。
3、图文网络信息中心
负责图书借阅情况的审核。
4、学工部
负责学生宿舍退宿和离校终审。
5、各学院
负责本学院内毕业生的离校审核。(内容视学院具体情况而定,如学生是否提交了就业协议等。)
三、毕业生返校期间各相关职能处室主要任务 
(一)学工部
1、负责2015届毕业典礼的策划、毕业生教育和离校方案的制订。
2、负责优秀毕业生评选公布、优秀毕业生荣誉证书的准备工作。
3、负责全院返校毕业生人数的统计。
4、负责毕业证的办理,及时回收各系部毕业证书、毕业生档案发放清单。
5、负责毕业典礼场地的布置,典礼现场方阵的安排与指挥工作。
6、负责毕业生返校活动流程制订,协调毕业典礼当日中餐安排。
7、负责贷款学生还款培训、签订协议、诚信教育。
8、负责毕业生返校住宿安排及办理宿舍钥匙清退手续,清理毕业生宿舍。
9、负责安排专人在6月13日至15日到图书馆一楼大厅集中办公。
(二)院办
1、协调各部门的工作,负责毕业典礼议程的审定及与会人员的通知。
2、准备领导讲话稿、负责会场座次安排、主席台布置、会场服务等。
3、校友办及时收集毕业生相关信息及材料。
4、负责毕业生会餐餐券的制作工作(约1200份)。
5、负责毕业生离校手续办理中心固定电话的运行(将计财处的固定电话跳号至图书馆一楼大厅门卫电话,保障POS的运行)。
(三)组织、宣传部
1、负责毕业生党员组织关系的接转工作、毕业生党员离校教育。
2、负责毕业生离校期间的横幅制作,文明离校气氛营造和宣传报道,毕业典礼等活动的摄像和照相。
3、安排毕业生访谈工作。
(四)教务处
1、负责毕业生学业成绩审核(2016年5月28日下班前完成初审)。
2、负责换证考试工作的组织。不允许参加换证考试必须延期毕业的学生名单请于5月30日前提供给学工部,换证考试通过的学生请于换证考试结束后一天内完成校内系统的离校审核。
3、负责安排专人在6月13日至15日到图书馆一楼大厅集中办公。
(五)就业指导处
1、负责回收毕业生就业协议。
2、负责就业报到证的办理(6月13日之前提供给学工部)。
3、负责安排一次专场招聘会。
(六)团委
1、负责组织开展文明离校倡议活动。如毕业季签字毕业墙等主题活动。
2、负责组织、培训志愿者与学生礼仪若干名。
3、全面配合学工部做好毕业典礼的其它工作。
(七)保卫处
1、负责毕业生返离校期间安全保卫工作。
2、负责毕业生行李安全检查(离校期间)。
3、负责户籍迁移手序办理。
(八)计财处
1、负责收取审核毕业生尚欠的学费、住宿费、书本费等(2016年5月28日下班前完成初审)。
2、负责提供欠费名单交给各系部(5月13日前),专人办理离校手续。
3、负责安排专人在6月13日至15日到图书馆一楼大厅集中办公。
(九)图文网络中心
1、负责办理毕业生的图书、借书证等退还手续,办理离校手续(2016年5月28日下班前完成初审)。
2、负责我院学生门户(手机wap.hbei.com.cn网站)的运行保障工作。
3、负责图书馆一楼大厅网络的安装和调试工作。(6月11日至15日)。
(十)后勤服务中心
1、配合学工部布置毕业典礼场地提供通电设施。
2、准备毕业生返校住宿用品(凉席),毕业典礼当日中餐。
(十一)各学院
1、根据学校安排制订本学院的工作方案。及时通知毕业生返校时间、活动安排,了解就业情况。5月28日前将返校学生人数和本学院负责毕业生返校工作负责人名单反馈至学工部。
2、办理离校手续。安排办公地点、专人接待返校毕业生,通过各种方式通知到位每一位毕业生离校手续及活动流程。
3、组织开展毕业生感恩教育系列主题活动。鼓励优秀毕业生与在校生座谈、交流工作体验。
4、做好优秀毕业生的推荐、评选工作。发放毕业证、登记毕业生信息,核对就业报到证、户口迁移证邮寄详细地址等。
5、按财务提供的欠费名单催缴欠费。未能及时交费的,签署还款协议。
6、加强对特殊群体学生的思想教育工作。关注学业困难、延长学业和未获得毕业证书的毕业生的思想动态,加强对毕业生的学习支持,要针对就业困难和解决困难毕业生的特点和需求开展一对一的就业服务和重点推荐。
四、注意事项
1、为保证毕业生离校工作的顺利进行,各部门、学院要根据本部门实际情况,制定切实可行的毕业生教育和离校工作方案。
2、各学院要有专人负责毕业生离校工作,明确工作任务,落实工作责任。
3、要通过召开辅导员、班主任会议、学生干部会议和全体毕业生大会等多种渠道,层层做好宣传工作,积极营造毕业生文明离校的良好氛围。
4、要切实加强对毕业生文明离校工作的检查,强化服务意识,努力为毕业生顺利离校创造良好的条件。特别是毕业班辅导员,要进一步增强工作责任心,关心毕业生的学习和生活,坚持以发现问题和解决问题为导向。
5、各学院要加强值班,毕业生返校期间要安排领导、辅导员、班主任值班,要经常下寝室、深入了解学生。保持24小时通讯畅通。特别是毕业班辅导员,在毕业生返校期间要及时到岗,积极与毕业班学生进行交流,做好思想教育工作。
6、各职能部门务必于5月28日前完成无纸化离校清单的初审工作。(计财处、教务处、图书馆、宿舍管理中心、学院等)
7、请各相关部门本着全心全意为学生学生服务的态度,落实各项工作任务,及时解决学生提出的各种问题。

附件:
1、《毕业生离校工作安排》



                                                                                                                                    学生工作部
                                                                                                                                     2016年5月4日

附件1:
毕业生离校工作安排

1、主要活动
日期 活动内容 地点 部门
6月12日8:00——16:00 结业证换毕业证考试 1号教学楼西102、104室 教务处
6月13日——15日 离校手续办理 图书馆1楼大厅 各处室
6月14日上午10:00 贷款学生还款培训、签订协议 1号教学楼东楼六楼机房 学工部
6月14日 毕业生教育(诚信感恩) 各学院 学院
6月15日8:30 毕业典礼 综合楼报告厅 学工部
6月15日11:30 毕业生中餐 膳食中心二楼 后勤服务中心
6月15下午 毕业证、学生档案领取、开展访谈活动 各学院 学工部
组宣部
6月15日 访谈活动、文明离校 各学院 组宣部

2、各学院负责学生离校工作老师情况一览表
系部 姓名 联系方式 办公地点
机电工程学院 郑  平 13986578005
电气电子学院 李保安 13597661480
经贸与信息学院 乔  娟 18671639266
建筑与环境艺术学院 周  琦 15572976068
交通工程学院 张宝文 13872118273